Codice Etico ai sensi del D.Lgs. 231/2001

1. Premessa e Finalità

Il presente Codice Etico esprime i principi, i valori e le regole di comportamento che guidano Ales Market Research srl (di seguito, “Azienda”) nello svolgimento delle proprie attività. È parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e costituisce un punto di riferimento vincolante per orientare decisioni e condotte quotidiane. Lo scopo del Codice è prevenire comportamenti illeciti o non conformi, promuovere una cultura d’impresa improntata a integrità, responsabilità e trasparenza, e rafforzare la fiducia di clienti, fornitori, collaboratori, istituzioni e della collettività. In caso di dubbi interpretativi o situazioni non espressamente disciplinate, ciascun destinatario è tenuto a rivolgersi al proprio responsabile, alla funzione competente (ad es. Risorse Umane, Compliance/Privacy) o all’Organismo di Vigilanza (ODV) per indicazioni e chiarimenti.

2. Principi Etici Generali

L’Azienda opera nel pieno rispetto delle leggi e della normativa applicabile (principio di legalità), rifuggendo ogni forma di illecito o scorciatoia. Ogni interazione con clienti, fornitori, collaboratori e istituzioni è improntata a onestà, correttezza e lealtà: ciò si traduce in impegni mantenuti, informazioni accurate e complete, e rifiuto di qualunque pratica corruttiva, anche indiretta. La trasparenza guida la gestione dei processi e la comunicazione interna ed esterna, attraverso decisioni tracciabili, documentazione accurata e flussi informativi chiari. La riservatezza è tutelata con rigore: dati personali e aziendali sono trattati secondo il principio di minimizzazione, per finalità lecite e con adeguate misure di sicurezza, in conformità al GDPR (Reg. UE 2016/679) e alla normativa nazionale.

La tutela della persona è al centro della nostra cultura: promuoviamo pari opportunità, un ambiente inclusivo e rispettoso della dignità di tutti, senza discriminazioni basate su genere, età, origine, credo, orientamento, stato di salute, disabilità o altre condizioni personali. In qualità di società di ricerche di mercato, l’Azienda pone particolare attenzione all’integrità metodologica, alla qualità dei dati e alla correttezza nella rappresentazione dei risultati, evitando manipolazioni o interpretazioni fuorvianti. Siamo consapevoli della nostra responsabilità sociale e ambientale: adottiamo pratiche sostenibili, riduciamo gli impatti ambientali e incoraggiamo comportamenti responsabili lungo la catena del valore. Crediamo nella concorrenza leale, nel rispetto della proprietà intellettuale e nella tutela degli asset informativi; promuoviamo relazioni eque con terzi, basate su criteri oggettivi di qualità, eticità e merito.

3. Destinatari

Il Codice è vincolante per soci, amministratori, componenti degli organi sociali, dipendenti a qualsiasi livello e con qualsiasi tipologia contrattuale, collaboratori esterni, consulenti, partner commerciali e fornitori, nonché per chiunque operi in nome o per conto dell’Azienda. I destinatari sono tenuti a conoscere i contenuti del Codice, a partecipare alle iniziative di formazione e a sottoscrivere, ove previsto, una dichiarazione di presa visione e accettazione. Nei contratti con fornitori e partner inseriamo clausole etiche che richiedono il rispetto del Codice (o di standard equivalenti) e prevedono rimedi in caso di violazione. La selezione e la valutazione di terze parti considerano, oltre a criteri economici e tecnici, il comportamento etico e la conformità normativa, inclusi i profili di salute e sicurezza, tutela dei dati e rispetto dei diritti fondamentali delle persone coinvolte nelle attività di ricerca e nelle filiere di fornitura.

4. Comportamenti attesi

I comportamenti quotidiani di ciascun destinatario devono essere coerenti con i principi del Codice e contribuire alla reputazione e alla credibilità dell’Azienda. Questo vale nell’operatività interna, nelle relazioni con clienti e fornitori, nei contatti con la Pubblica Amministrazione e in ogni altro contesto professionale, compreso l’uso degli strumenti digitali e dei canali di comunicazione esterni (es. social media) quando si può essere associati, anche indirettamente, all’Azienda.

4.1 Rapporti interni

Promuoviamo un ambiente di lavoro fondato su rispetto, ascolto e collaborazione. Non sono tollerate discriminazioni, molestie o comportamenti vessatori di qualunque natura; eventuali criticità vanno segnalate tempestivamente attraverso i canali dedicati. La comunicazione è improntata a chiarezza e costruttività, favorendo il lavoro di squadra, la condivisione delle conoscenze e la gestione pacifica dei conflitti. L’utilizzo delle risorse aziendali (es. tempo, beni materiali, dispositivi informatici, sistemi e dati) avviene in modo responsabile e conforme alle policy interne di sicurezza informatica, protezione dei dati, spese e viaggi, e alle procedure di approvazione. L’uso dei canali digitali e dei social media deve essere professionale e non arrecare danno all’immagine dell’Azienda; informazioni riservate non devono essere condivise senza autorizzazione. Ci impegniamo a una cultura del feedback e del miglioramento continuo, in cui errori e segnalazioni diventano opportunità per apprendere e rafforzare i controlli interni.

4.2 Rapporti con la Pubblica Amministrazione

I rapporti con la Pubblica Amministrazione (PA) sono improntati al massimo rispetto della legge, della trasparenza e della correttezza. È vietato promettere, offrire o accettare denaro, omaggi, utilità o altre forme di vantaggio per influenzare indebitamente decisioni o ottenere trattamenti di favore; non sono consentiti pagamenti di facilitazione né comportamenti che, anche solo in apparenza, possano configurare un indebito condizionamento. La gestione di gare, appalti, autorizzazioni, ispezioni, contributi e finanziamenti pubblici avviene attraverso canali ufficiali, con documentazione completa, veritiera e tracciabile. È obbligatorio rispettare le procedure interne per la selezione degli intermediari e dei consulenti coinvolti nei rapporti con la PA, garantendo segregazione dei compiti, controlli di conformità e registrazione delle interazioni rilevanti (ad es. incontri formali) secondo le policy aziendali. Qualsiasi comportamento non conforme deve essere immediatamente segnalato ai canali previsti e all’ODV.

4.3 Conflitto di interessi

Ciascun destinatario deve evitare situazioni in cui interessi personali, familiari o finanziari possano interferire, anche potenzialmente, con l’imparzialità delle decisioni nell’interesse dell’Azienda. Sono esempi di conflitto: svolgere incarichi retribuiti presso clienti o fornitori; detenere partecipazioni o ricoprire ruoli in società che hanno o potrebbero avere rapporti con l’Azienda; favorire parenti o conoscenti nei processi di selezione o acquisto; accettare regali, ospitalità o altri vantaggi non modesti. Chiunque ravvisi un possibile conflitto è tenuto a darne comunicazione tempestiva al proprio responsabile e all’ODV (o alla funzione competente) e ad astenersi da decisioni o attività correlate fino a istruzioni ricevute. Regali e forme di cortesia possono essere accettati o offerti solo se di modico valore, conformi a usi commerciali leciti, trasparenti e coerenti con le policy interne, sempre nel rispetto del divieto assoluto di influenzare indebitamente decisioni, in particolare nei rapporti con la PA.

4.4 Gestione dei dati

Il trattamento dei dati personali e aziendali deve essere lecito, corretto e trasparente, nel rispetto del GDPR e della normativa nazionale. Raccogliamo solo i dati necessari, li conserviamo per il tempo strettamente utile e li proteggiamo con misure tecniche e organizzative adeguate. In ambito ricerche di mercato adottiamo metodologie che privilegiano l’anonimizzazione o la pseudonimizzazione, informiamo adeguatamente gli interessati e garantiamo l’esercizio dei loro diritti. L’accesso ai dati è consentito solo a soggetti autorizzati per finalità legittime; trasferimenti extra UE e utilizzo di fornitori cloud avvengono nel rispetto dei requisiti di legge e previa valutazione dei rischi. Tutti i destinatari sono tenuti alla massima riservatezza su informazioni confidenziali, know-how, strategie, listini, modelli di analisi e ogni altro asset informativo dell’Azienda e dei clienti. La gestione documentale deve assicurare integrità, completezza, accuratezza e tracciabilità, evitando falsificazioni, alterazioni o registrazioni non veritiere.

4.5 Sicurezza e ambiente

L’Azienda si impegna a garantire un ambiente di lavoro sicuro e salubre in conformità al D.Lgs. 81/2008, promuovendo formazione, informazione e addestramento, nonché la prevenzione attiva di incidenti e infortuni. Tutti sono tenuti a osservare le procedure di sicurezza, utilizzare correttamente attrezzature e dispositivi, segnalare tempestivamente situazioni di rischio o near miss e partecipare alle esercitazioni di emergenza. La tutela dell’ambiente è un valore condiviso: privilegiamo scelte sostenibili, l’uso efficiente dell’energia, la corretta gestione dei rifiuti, la riduzione degli sprechi e, laddove possibile, soluzioni a minore impatto anche nelle attività digitali (es. ottimizzazione dei dati archiviati, riunioni da remoto quando opportuno). Nelle attività presso clienti o sul campo, adottiamo comportamenti rispettosi del contesto e delle regole locali, coordinandoci con i referenti per garantire sicurezza, continuità e qualità del servizio reso.

5. Whistleblowing e Segnalazioni

Chiunque venga a conoscenza, anche solo in buona fede e sulla base di fondati sospetti, di violazioni del presente Codice, del Modello 231 o di altre normative/policy aziendali è tenuto a segnalarle senza indugio. Le segnalazioni possono essere inviate attraverso i canali interni dedicati e protetti [es.: portale/canale sicuro, e-mail: PEC: ALES_Market_research_srl@registerpec.it] e, nei casi previsti dalla legge, anche tramite i canali esterni dell’Autorità competente (es. ANAC) secondo il D.Lgs. 24/2023. L’Azienda garantisce riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione; è assicurata la protezione contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione connessa alla segnalazione effettuata in buona fede. Sono vietate segnalazioni calunniose o manifestamente infondate. Le segnalazioni sono gestite da funzioni designate e dall’ODV con criteri di imparzialità, tempestività e tracciabilità, nel rispetto della normativa privacy e dei tempi procedurali interni; gli esiti vengono comunicati secondo modalità compatibili con le esigenze di riservatezza e con la tutela dei diritti delle parti coinvolte.

6. Sistema Disciplinare

La violazione del Codice Etico, del Modello 231 o delle connesse procedure aziendali comporta l’applicazione di misure disciplinari proporzionate alla gravità, intenzionalità, recidiva e alle conseguenze del comportamento, nel rispetto della normativa applicabile, del CCNL di riferimento e delle garanzie del contraddittorio. Le sanzioni possono includere, a titolo esemplificativo: richiamo verbale o scritto, sospensione, retrocessione di incarichi, fino al licenziamento per giusta causa nei casi più gravi. Per amministratori e sindaci possono essere previsti provvedimenti di competenza degli organi societari; per fornitori, partner e consulenti si potrà giungere alla risoluzione del contratto, al risarcimento dei danni e all’esclusione da future collaborazioni. Il sistema disciplinare è comunicato ai destinatari, applicato in modo coerente e tracciato; le misure adottate tengono conto anche degli effetti correttivi e del rafforzamento dei controlli per prevenire il ripetersi delle violazioni.

7. Organismo di Vigilanza (ODV)

L’Azienda ha istituito un Organismo di Vigilanza dotato di autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione, con il compito di vigilare sull’efficacia e sull’osservanza del Modello 231 e del presente Codice, proporne l’aggiornamento e gestire i flussi informativi con le funzioni aziendali. L’ODV riceve e valuta le segnalazioni, effettua verifiche documentali e on site, richiede informazioni e accesso a documenti e sistemi, nel rispetto delle prerogative organizzative e della normativa in materia di privacy e sicurezza. L’ODV riferisce periodicamente al Consiglio di Amministrazione e all’Organo di Controllo, predispone un piano annuale di attività e può avvalersi di competenze interne o consulenze esterne qualificate. Contatti ODV: ALES_Market_research_srl@registerpec.it.

8. Approvazione, Diffusione e Aggiornamento

Il presente Codice Etico è stato approvato dall’Amministratore Unico/Consiglio di Amministrazione in data 9 febbraio 2026 ed entra in vigore dalla medesima data. Il documento è pubblicato sul sito aziendale, reso disponibile a tutti i destinatari e integrato nelle fasi di onboarding, formazione periodica e gestione dei rapporti con terze parti. L’Azienda promuove la massima diffusione del Codice, anche attraverso sessioni di formazione mirate e, ove opportuno, versioni o sintesi in lingua inglese. Eventuali aggiornamenti saranno adottati in occasione di modifiche normative o organizzative, nonché a seguito delle risultanze dell’attività di vigilanza e audit; ogni nuova versione sarà tempestivamente comunicata e resa disponibile. Il management è chiamato a dare esempio concreto di adesione ai valori del Codice, favorendone l’applicazione coerente in tutta l’organizzazione.

L’Amministratore Unico e Legale Rappresentante:

Tommaso Pronunzio

Milano 09/02/2026